FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIÓN

I. EL QUE Y EL PORQUE DE LA PLANEACION

¿QUE ES LA PLANEACION?

La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo).

Cuando utilizamos el término planeación, queremos decir planeación formal En la planeación formal se definen los objetivos específicos durante un periodo específico. Estos objetivos se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organización para reducir la ambigüedad y crear una idea común de lo que tiene que hacerse. Por último, los planes específicos existen para lograr dichos objetivos.

PORQUE LOS GERENTES PLANEAN

Primero, la planeación proporciona dirección a los gerentes y también al resto de los empleados. Sin planeación, los departamentos e individuos podrían trabajar en objetivos diferentes y evitar que la organización logre sus objetivos con eficacia.

La planeación reduce la incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver a futuro, a anticipar el cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas.

La planeación minimiza el desperdicio y la redundancia. Cuando se coordinan las actividades laborales e n torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.

Por último, la planeación establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar. Sin planeación, no habría objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

II. OBJETIVOS Y PLANES

Los objetivos (metas) son los resultados o propósitos deseados. Éstos guían las decisiones de la administración y forman los criterios contra los cuales se miden los resultados.

Los planes son documentos que d escriben cómo se lograrán los objetivos. Po r lo general incluyen asignaciones de recursos, programas y otras acciones necesarias para cumplir con los objetivos. Cuando los gerentes planean, desarrollan tanto objetivos como planes.

TIPOS DE OBJETIVOS

La mayoría de los objetivos de las compañías pueden clasificarse como estratégicos o financieros, también objetivos establecidos y objetivos reales:

Objetivos Financieros: se relacionan con el desempeño financiero de la organización

Objetivos Estratégicos: están relacionados con todas las demás áreas de desempeño de la organización

Objetivos Establecidos: con frecuencia entran en conflicto y se ven influenciados por lo que diversas partes interesadas piensan que una organización debe hacer.

Objetivos reales: debe observar lo que sus miembros hacen. Las acciones definen prioridades.

Es importante saber que los objetivos reales y los establecidos pueden diferir para reconocer lo que de otro modo podría pensar que son inconsistencias.

TIPOS DE PLANES

Los planes estratégicos son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales. A los planes que abarcan un área operativa panicular de la organización se les llama planes operacionales. Estos dos tipos de planes difieren e n que los planes estratégicos son amplios, mientras que los operacionales son limitados.

Intente imaginar lo que probablemente estará haciendo en siete años, y podrá comenzar a darse cuenta de lo difícil que resulta para los gerentes establecer planes tan a futuro, nosotros definimos los planes de largo plazo como aquellos con un periodo mayor a tres años. Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un año o menos, Cualquier periodo entre ambos sería un plan intermedio. Aunque estas clasificaciones de tiempo son bastante comunes, una organización puede utilizar cualquier marco de tiempo de planeación que desee.

Los planes específicos son planes claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. Tienen objetivos definidos claramente, por lo que no hay ambigüedad y no existen problemas de malas interpretaciones.

Los pIanes direccionales son planes flexibles que exponen pautas generales. Proporcionan un enfoque, pero no limitan a los gerentes con objetivos específicos o líneas de acción. Recuerde que la flexibilidad de los planes direccionales debe ponderarse contra la falta de claridad de planes específicos.

Un plan único es un plan para una vez, el cual se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de una situación única.

Los planes permanentes son planes que se utilizan varias veces y que proporcionan una guía para las actividades que se realizan repetidamente. Los planes permanentes incluyen políticas, reglas y procedimientos.

III. COMO ESTABLECER OBJETIVOS Y DESARROLLAR PLANES

METODOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Establecimiento tradicional de objetivos:

Los gerentes del nivel superior de la empresa del nivel estratégico son los crean, son los que definen los objetivos, y estos objetivos van descendiendo por la jerarquía de la organización.

El problema de este método es que muchas veces a medida que los objetivos van descendiendo se va perdiendo la esencia de lo que el gerente quería transmitir o quería que los empleados interioricen como objetivos de la organización. Por ejemplo:

Administración por Objetivos (APO):

Es un proceso de establecimiento de acuerdos mutuos con respecto a los objetivos y el uso de dichos objetivos para evaluar el desempeño de los empleados.

Los programas APO tienen cuatro elementos:

Especificidad de objetivos
Toma de decisiones por participación
Un periodo de tiempo explícito
Retroalimentación sobre el desempeño.

CARACTERISTICAS DE OBJETIVOS BIEN ESCRITOS:

Están escritos en términos de resultados en lugar de acciones.
Son mensurables y cuantificables.
Son claros con respecto a un marco de tiempo.
Son desafiantes pero posibles.

PASOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS

Los gerentes deben seguir cinco pasos cuando establezcan objetivos:

Revisar la misión de la organización, Una misión es una declaración amplia que proporciona una idea general de lo que los miembros de una organización piensan que es importante. Los gerentes deben revisar la misión antes de escribir objetivos, ya que los objetivos deben reflejar esa misión.
Evaluar los recursos disponibles: con que contamos para poder alcanzar los objetivos que queremos para la empresa.
Determinar los objetivos individualmente o con información de otros, estos objetivos deben ser mensurables y específicos, y no deben incluir un periodo para lograrlos
Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los que deban saberlos, describir y comunicar los objetivos obliga a la gente a pensar en conjunto. Los objetivos escritos también se vuelven evidencia visible de la importancia de trabajar por algo.
Revisar los resultados y si los objetivos se están cumpliendo, si los objetivos no se están cumpliendo, cámbielas según sea necesario.
Una vez que los objetivos se han establecido, escrito y comunicado, un gerente está listo para desarrollar los planes para lograr los objetivos.

DESARROLLO DE PLANES

El proceso de desarrollo de planes está influenciado por tres factores de contingencia y por el método de planeación seguido.

Factores de contingencia en la planeación:

Nivel Organizacional: los gerentes del más alto nivel realizan o desarrollan planes estratégicos

Grado de Incertidumbre Ambiental: se van a desarrollar planes de acuerdo a lo que valla ocurriendo a nuestro entorno porque no podemos predecir lo que va a ocurrir mañana, en un año.

Compromiso a Futuro: nosotros cuando desarrollamos planes nos comprometemos y estos compromisos son a futuro y debemos de respetarlos.

IV. TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE PLANEACIÓN

CRÍTICAS A LA PLANEACIÓN:

La planeación puede generar rigidez: si nosotros planeamos y definimos que queremos conseguir, podemos desarrollar planes las cuales los trabajadores se van a encasillar en nuestros planes y van a ganar rigidez.
No es posible desarrollar planes para un entorno dinámico: si es posible pero tienen que ser planes flexibles.
Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad: es importante planear porque si no se planea no se tiene la dirección hacia donde queremos llegar.
La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro. La planeación formal tiende a enfocarse en cómo capitalizar las oportunidades actuales de negocios dentro de una industria, pero podría no permitir a los gerentes considerar la creación o reinvención de una industria.
La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso. Los planes exitosos pueden dar un falso sentido de seguridad y generar más confianza en los planes formales de lo que está garantizado
Sólo Planear no es suficiente. También hay que organizar, dirigir, controlar y hay que tomar decisiones.

PLANEACIÓN EFICAZ EN ENTORNOS DINÁMICOS

En un entorno incierto, los gerentes deben desarrollar planes que sean específicos pero flexibles.

Los gerentes aprenden a planear y la calidad de su planeación mejora cuando lo siguen haciendo, esto quiere decir que a más planes mejor serán sus planes

Los gerentes deben enseñar a sus empleados como establecer objetivos y a planear, y después confiarles que lo hagan.